Kartki świąteczne a RODO

Święta Bożego Narodzenia zbliżają się wielkimi krokami. Prezentowy szał prawdopodobnie ogarnął większość polskich rodzin. Jeśli jeszcze nie kupiliśmy prezentów dla swoich bliskich, właśnie wsiadamy do auta, kierujemy do się do zatłoczonych sklepów i poddajemy się zakupowemu szaleństwu.Teraz, jak już wydaliśmy wszystkie swoje oszczędności, pakujemy prezenty i albo chowamy je głęboko w szafie, by nasze dzieci i rodzina ich nie znalazły, albo stoimy w długich kolejkach, by wysłać prezent tym, którzy mieszkają w innych miastach. Stojąc w kolejce, rozglądamy się i właśnie sobie uświadamiamy, że czegoś nam jeszcze brakuje, tylko czego? Kartki świątecznej! Szybko wybieramy tę, która wydaje się nam najbardziej atrakcyjna, szukamy w torbie długopisu, by ją wypełnić pięknymi życzeniami, wpisujemy adresata i … zastanawiamy się, jak mają się nasze kartki do RODO!?

 

Ochrona danych osobowych

Tyle się przecież ostatnio mówi o ochronie danych osobowych. Każdy z nas przeczytał na ten temat wiele artykułów, w zakładach pracy brał przecież udział w szkoleniach z tego zakresu, a teraz wygląda na to, że wszelkie procedury, którym ostatnio podlegaliśmy zostają przez nas zignorowane… Całe szczęście, nie tylko my zadajemy sobie to pytanie (pewnie tylko prawnicy o tym tak naprawdę myślą…). W okresie przedświątecznym konsultanci UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) otrzymują wiele telefonów z zapytaniem, jak mają się życzenia bożonarodzeniowe z regulacją RODO?

 

Kartki dla najbliższych kontra kartki dla klientów

Okazuje się, że jeśli jest to kartka kierowana do naszych bliskich i ma ona charakter prywatny, nie stoimy w kolejce na marne i spokojnie możemy ją wysłać. Nasz prezent wzbogacimy więc o cudowne życzenia, które sprawią przyjemność tym, których najbardziej kochamy. Inaczej jednak jest w sytuacji, gdy takie życzenia chcemy wysłać klientom czy kontrahentom. Nie w każdym bowiem wypadku możemy tego dokonać. By taką kartę z życzeniami wysłać swoim partnerom biznesowym musimy się upewnić, że osoba fizyczna czy firma dobrowolnie i świadomie zgodziła się na otrzymywanie korespondencji pocztowej (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę tę musimy mieć wyrażoną na piśmie w formie oświadczenia i jest ona równoznaczna z przyzwoleniem naszego klienta/kontrahenta na przetwarzanie jego danych osobowych.

 

Pisemne podziękowania

Kolejną przesłanką, która uzasadni wysyłanie kartek świątecznych naszym partnerom biznesowym może być uzasadniony interes administratora danych osobowych, czyli nas (zgodnie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Co to w praktyce oznacza? Na przykład naszą chęć utrzymywania bliskich relacji z klientami. Obojętnie którą przesłankę wybierzemy, by móc podziękować swoim klientom za owocną współpracę i życzyć im spokojnych i wesołych Świąt Bożego Narodzenia, musimy mieć pewność, że wyrazili oni zgodę na taką formę pisemnych podziękowań i otrzymać tę zgodę najpóźniej w chwili przetwarzania danych osobowych.

 

ADWOKAT SZCZECIN

Adam Popławski